申し込みは集まったのに、当日の参加が思ったより少なかった。日時の選び方が悪かったのでは。そう振り返っている担当者の方は、きっと多いのではないでしょうか。映像制作を20年続けてきたフリーランスディレクターのSHINKUです。内容は良いのに日時が合わず、もったいない結果になる場面を見てきました。この記事では、集客や申込ページの話は別にして、日時と長さの決め方だけを整理します。
日時の正解は、対象者の働き方で決まります
最初にお伝えしておきたいのは、この曜日のこの時間が誰にとっても合う、という答えはないということです。参加しやすさは、見てほしい人がどんな一日を送っているかで変わります。事務職の会社員向けと、店舗を営む経営者向けでは、合う日時が違って当然です。
まず、対象者の一日を想像してみてください。仕事の合間に画面の前に座れるのか、現場に出ている時間なのか、家庭の予定と重なりやすい時間なのか。そこを書き出してから、候補の日時を並べます。迷ったときは、自社のこれまでのウェビナーの実績や、営業担当が聞いている声が手がかりになります。
対象者ごとの考え方の例
あくまで考え方の例です。業種や会社によって変わるので、仮説として使ってください。
- 会社員の担当者：業務時間内に参加してよいと感じられる時間かどうかが分かれ目です。昼休みに合わせる方法も、夕方以降に設定する方法もあります。昼休みは食事や外出で席を外す人がいて、夕方以降は退勤や残業の予定と重なります。
- 経営者や管理職：一日の予定が埋まる前の、朝の早い時間なら画面の前に座れる人がいるかもしれません。
- 店舗や医療、介護など現場で働く人：営業時間中は手が離せないことが多いので、営業時間外や休業日が候補になります。
- 子育て中の人：送り迎えや食事の時間帯を避けるなど、家庭の流れに合わせた時間を考えます。
避けたい時期と曜日の考え方
月初や月末、年度末、連休の前後は、社内の締め作業や休暇の調整で予定が読みにくくなります。対象者の業界に繁忙期があれば、そこも避けたい時期です。大きな行事や展示会と重なる日は、参加者の関心も時間もそちらに向かいやすくなります。日付を決める前に、対象者の業界のカレンダーを一度確認しておくと安心です。
失敗例として、年度末の繁忙期に開催して、申し込みはあったのに当日の参加が少なかったケースがあります。申し込みの時点では余裕があっても、当日になって急な対応が入り、参加できなくなる人が出ます。原因が内容ではなく時期だったと、あとから気づく例です。
曜日については、週の始めは社内の会議が多い傾向がある、といった見方があります。ただ、対象者によって違うので仮説にとどめ、曜日を変えて試して、結果を比べるのが確実です。
長さと開始時刻の工夫
長さは、短めに設計して、質疑応答の時間を含めて組み立てる考え方があります。長いと途中で席を離れる人が増えるかもしれないので、本題と質疑を合わせて、対象者が確保しやすい長さに収めます。休憩は、長めの構成にするときだけ入れるかを検討します。短い構成なら、休憩なしで進めたほうが集中が途切れにくい場合もあります。
もう一つ大切なのは、告知した終了時刻を守ることです。失敗例として、予定より長引いて、最後の案内まで残った人が少なかったことがあります。次の予定がある人は、終了時刻になると退室します。いちばん伝えたい案内を最後に置くなら、なおさら時間配分に余裕を持たせてください。
開始時刻は、ちょうどの時刻より、少しずらすことも考えます。ちょうどの時刻は前の会議の終わりと重なりやすいためです。10分ほど後にずらすと、移動や準備の時間が取れるという考え方です。また、開始前に入室できる時間を設け、早めに入った人が待つ間に見られる案内画面を用意しておくと、待ち時間が気になりにくくなります。
見逃し配信と記録で、次回の日時を選びやすくする
見逃し配信を用意すると、日時の制約は小さくなります。当日に都合がつかない人にも届けられるので、この日時でないと参加できない人が出る心配が和らぎます。案内の仕方や公開期間は、事前に決めておきましょう。
そのうえで、毎回、申込数と当日の参加数を記録し、割合を並べて比べてください。開催した曜日、開始時刻、長さ、時期もあわせて残すと、自社の対象者に合った日時が少しずつ見えてきます。一回の結果で決めつけず、数回分を見て判断するのがおすすめです。
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日時と長さを対象者に合わせて考えるのは、慣れていないと迷いやすい作業です。SHINKUでは、対象者の働き方を伺ったうえで、日時と長さを考え、当日の進行表まで組み立てるお手伝いができます。まずは お問い合わせ から、ウェビナーの対象者と目的をお知らせください。