取引先と一緒にウェビナーを開くことになったものの、誰が何をやるのかがあいまいなまま準備が進み、不安になっていませんか。会社が二つ以上になると、普段なら自社の中で済む判断が、そのたびに相手の都合や社内の確認を挟むことになります。この不安は、とても自然なものです。映像制作を20年続けてきたSHINKUとしても、共催ウェビナーで迷いが出やすい場所はだいたい決まっていると感じています。先に決める項目を押さえておけば、準備はぐっと楽になります。
共催の良さと難しさ
共催の良さは、大きく二つあります。一つは、集客の幅が広がることです。自社だけでは届かない相手にも、パートナー企業の顧客や会員を通じて案内できます。もう一つは、内容に厚みが出ることです。たとえば、一社が現場の事例を話し、もう一社が仕組みや選び方を話すと、一社だけでは作れない構成になります。
一方で、難しさもはっきりしています。決める人が増えるため、一つの判断に時間がかかります。資料の確認も、各社の担当者や上司を通すので、思った以上に往復します。誰も悪くないのに、返事待ちで日程が押していくのが共催の典型です。
だからこそ、内容づくりに入る前に、役割と決め方を整えておくことが大切です。段取りを先に決めておけば、あとの確認がずっと少なくなります。
最初に決めておく4つのこと
準備の最初に、次の4つを決めてください。短い打ち合わせ一回で済みます。
- 主催の窓口をどこにするか。参加者や関係者からの問い合わせを受ける会社を一社に決めます。
- 配信の場所とアカウントを誰が持つか。配信に使うサービスの契約や、当日の入室権限を持つ会社を決めます。
- 費用の分け方。配信環境、広告、運営の人手などを、折半にするのか、役割に応じて分けるのかを決めます。
- 最終判断をする人。意見が割れたときに決める人を、各社の代表として一人ずつ立てます。立場が対等なら、判断の順番も決めておくと安心です。
この4つが決まっていないと、後から小さな問題が起きるたびに、誰が決めるのかという話から始まってしまいます。
役割分担の例と申込者情報の扱い
役割は、細かく書き出しておくと迷いません。一例として、次のように分ける方法があります。
- 司会：全体の進行と、各社の紹介を担当します。
- 技術：配信の設定、画面共有の管理、音声や映像のトラブル対応を担当します。
- 申込と案内メール：申込の受付、確認メール、前日と当日の案内を担当します。
- 資料のとりまとめ：各社の資料を集め、期日までに最終版にします。
- 当日の質問の担当：チャットの質問を拾い、登壇者に渡します。
この中で、とくにもめやすいのが申込者情報の扱いです。どの会社が申込を受け取るのか、申込時の案内文に何を書くのか、後日の連絡を誰がするのかは、あとから決めようとすると意見が合わなくなりがちです。ですので、準備の最初に決めておくことをおすすめします。
申込者の情報を各社で共有する場合は、申込時に何をどう伝えて同意を得るかを、各社の法務や個人情報の担当に確認をしてください。ここは制作側が断定できる部分ではなく、各社のルールによって答えが変わります。申込フォームの案内文は、確認した結果をもとに作ると安全です。
内容のすり合わせとリハーサル
内容面では、まず各社の持ち時間を決めます。たとえば全体が60分なら、各社の話す時間と質疑の時間を先に割り振ります。宣伝が多すぎると、参加者は途中で離れてしまいます。製品やサービスの紹介は、事例や学びの中に自然に入れる形にして、割合も事前にそろえておくと、聞き手に優しい構成になります。
資料のデザインをそろえるかどうかも、早めに決めておきます。完全に統一する方法もあれば、冒頭と最後の数枚だけそろえる方法もあります。ロゴの出し方も、大きさや順番、並べる位置を決めておくと、当日になって揉めません。
そして、リハーサルは全社そろって行ってください。確認するのは次の三つです。
- 接続：各社の担当者が実際に入室できるか、音声と映像が届くか。
- 画面共有：資料の切り替えがスムーズか、共有の権限が正しいか。
- 話す順番：司会からの受け渡しと、持ち時間の感覚。
一社だけが欠席したリハーサルは、本番で最も困ったことが起きる場所になりやすいものです。日程を合わせるのは大変ですが、短時間でも全社が顔を合わせる時間を作ってください。
配信後の扱いと失敗例
配信が終わった後にも、決めることがあります。アンケートの結果と録画を、どの範囲で各社に共有するのか。アーカイブを各社のサイトに載せてよいのか。載せる場合は、どの期間まで公開するのか。ここも、事前に取り決めておくのが無難です。
よく見聞きする失敗例には、次のようなものがあります。
一つ目は、申込者リストを誰が使ってよいか決めておらず、後で困ったケースです。配信後にそれぞれの会社が営業の連絡を送りたいと考えたものの、申込時の案内文にその用途が書かれておらず、どこまで使ってよいのか誰も判断できなくなりました。結局、連絡が止まり、関心の高い時期を逃してしまいました。
二つ目は、持ち時間がばらばらで、最後の会社の時間が削られたケースです。前の会社が長く話し、質疑も押して、最後の会社は用意した内容の半分も話せませんでした。時間配分の確認と、時計を見る担当を決めておけば防げる失敗です。
どちらも、特別なトラブルではなく、事前に決めておけば防げることばかりです。
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共催ウェビナーは、各社の間に立つ人がいるだけで、準備の負担が大きく変わります。SHINKUでは、各社の間に立って技術の窓口を引き受け、リハーサルから当日の配信までをまとめる形でお手伝いできますので、進め方に迷っている段階でも お問い合わせ から状況をお知らせください。