申込は集まったのに、当日の参加者が少なかった。ウェビナーや配信イベントを担当していると、一度はこの経験をされるのではないでしょうか。準備に時間をかけた分、画面の向こうが静かだと、がっかりしてしまいますよね。申込から当日までの間に、申込者の頭からイベントのことが抜け落ちてしまうのは、ごく自然なことです。だからこそ、案内メールとリマインドの設計が大切になります。映像制作と配信の現場で20年ほど携わってきた経験から、基本の送り方をお伝えします。
申込から当日までの連絡の流れ
送る連絡は、大きく三つの場面に分けて考えると整理しやすくなります。
一つ目は、申込直後の受付完了メールです。申込できたかどうかの不安をなくし、日時と入り方を手元に残してもらう役割があります。二つ目は、前日のリマインドです。予定を空けているか、視聴環境に問題がないかを確認してもらいます。三つ目は、開始の1時間前ほどに送る当日のリマインドです。視聴URLをもう一度目に留まる場所へ出す目的があります。
申込から開催まで期間が長いときは、その間に一度、開催日が近いことを知らせる連絡を足すこともあります。ただし、増やすほど良いわけではありません。回数の考え方は、後の章で触れます。
受付完了メールに入れること
受付完了メールには、次の内容を必ず入れてください。
- 開催の日時、開始時刻と終了予定時刻
- 視聴URL、または視聴ページへの入り方
- カレンダーへの登録の案内
- 問い合わせ先
- 資料の有無と、ある場合の受け取り方
とくにカレンダー登録は、参加率を支える地味で大事な仕掛けです。予定として登録されていれば、当日の朝に思い出してもらえる可能性が高まります。登録用のリンクや添付ファイルを用意できる配信サービスもありますので、お使いのサービスの機能を確認してみてください。
リマインドで伝えることと件名の付け方
リマインドでは、開催日時の再確認に加えて、参加者が当日つまずきやすい点を先回りして伝えます。
- 視聴環境の確認。使用するブラウザや、社内ネットワークで視聴できるかどうか
- 音が出るかの確認。スピーカーやイヤホンの設定、音量
- 事前質問の受付。ある場合は、締切と送り先
- 見逃し配信の有無。ある場合は案内の時期
件名は、日時とイベント名が一目で分かる形にします。たとえば「本日15時開始 配信イベント名の視聴方法」のように、受信箱の一覧で切れても分かる位置に、日付と時刻を置きます。リマインドと分かる言葉を先頭に付けるのも有効です。時刻は「15時」のように、午前か午後か迷わない書き方にし、複数の地域から参加する場合はタイムゾーンも添えると親切です。
視聴URLの扱いと失敗例
視聴URLは、できるだけ受付完了メールに入れて、前日と当日のリマインドでも再掲しておくと安心です。
注意したいのは、転送されたくない場合です。誰でも入れるURLだと、申込していない人にも広がってしまいます。配信サービスによっては、申込者ごとに異なる個人用のURLが発行される仕組みがあります。限定公開のイベントでは、こうした機能の有無を選ぶ段階で確認しておくと良いでしょう。メール本文に、URLは申込者ご本人専用です、と書き添えておくのも一つの方法です。
現場で見てきた失敗例を二つ挙げます。一つは、視聴URLを当日まで送らなかったケースです。運営側は当日の朝に送るつもりでも、申込者から入り方を尋ねる問い合わせが一気に届いて、対応に追われてしまいました。もう一つは、リマインドの時刻表記が分かりにくかったケースです。集合時刻と開始時刻が混ざって読めたため、開始に間に合わない遅刻者が出ました。時刻には、何の時刻なのかを必ず添えてください。
送りすぎない工夫と、見逃した人へのフォロー
リマインドは、多ければ多いほど良いとは限りません。何度も届くと、迷惑に感じられて配信停止につながることもあります。送るのは、受付完了、前日、当日の三回程度を基本にして、本当に必要な連絡だけに絞ります。すべてのメールに、配信停止の手段を分かりやすく載せておくことも大切です。
参加者の情報の扱いについては、自社のプライバシーポリシーと関係法令に沿って運用してください。申込時に得た情報を、案内の目的以外に使わないことも確認しておきましょう。
当日参加できなかった人へのフォローも、忘れずに行います。終了後に、アーカイブの視聴URLと公開期間、資料の受け取り方を案内するメールを送ります。見逃した人も、あとから見られると分かれば、次回の申込につながりやすくなります。
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案内メールの文面づくりから、前日と当日のリマインド、当日の配信までをバラバラに考えると、抜けが出やすくなります。段取りをまとめて相談したいときは、お問い合わせから開催予定のイベントの日程と規模をお知らせください。