前任者が作った動画を少し直したいのに、元のデータがどこにあるのか誰にも分からない。そんな場面に心当たりのある担当者の方は、少なくないと思います。字幕の言い回しを一か所変えたいだけ、商品名の表記を直したいだけなのに、手元にあるのは完成した動画ファイルだけで、結局は作り直しの相談になってしまう。この記事では、契約や納品形式の話ではなく、社内での保管と引き継ぎに絞って、担当が変わっても困らないための備え方をお伝えします。
完成した動画だけでは直せないことが多い
書き出された完成品の動画は、映像も文字も音も、一つに固められています。そのため、字幕を一文字直す、ロゴを差し替える、ナレーションの一部だけ録り直す、といった小さな修正でも、完成品だけでは手を付けられないことが多いです。素材と編集のデータがあれば短い作業で済む修正が、なければ撮影からやり直しになることもあります。完成品があるから大丈夫、と考えがちですが、直す段になって初めて足りないものに気づくのが実情です。保管の備えは、将来の修正にかかる手間と費用を減らすためのものです。
残しておきたいものと、どこまで受け取るか
残しておきたいものは、次の八種類です。
- 完成品の動画
- 字幕を入れる前の版
- 撮影した素材
- 編集のデータ
- 使ったBGMや画像の権利の記録
- 台本やナレーション原稿
- ロゴやフォントの情報
- 出演者の同意書の保管場所
どれも地味に見えますが、再編集のときには、ひとつ欠けるだけで作業が止まることがあります。このうち、どこまでを自社で受け取るかは、発注のときに決めておくのがいちばん確実です。制作会社が編集データを渡すかどうかは、契約によって変わります。制作会社に保管を任せる場合は、何年間保管してくれるのか、期間が過ぎたらどうなるのかも聞いておきましょう。契約や権利の扱いは、契約書の内容と、自社の法務に確認を取ってください。
社内での保管のしかたと一覧表
保管は、まず置き場所を1つに決めることから始まります。あちこちに分かれていると、探す手間が増えるだけでなく、どれが最新か分からなくなります。次に、フォルダの名前のつけ方を決めます。たとえば、日付と動画の名前を並べるだけでも、誰が見ても探しやすくなります。大切なのは名前の中身よりも、全員が同じ決まりで付けることです。
動画の素材は容量が大きいので、どこにどう置くかは、情報システム担当と相談してください。バックアップは、同じ場所に置かず、2か所に分けて持つと安心です。あわせて、誰が閲覧や編集をできるのかも、担当の交代に合わせて見直せるようにしておきます。
そのうえで、動画ごとに一覧表をつくります。載せる項目は、動画の名前、公開日、公開先、素材の場所、権利の期限、制作会社の連絡先です。この一覧表が、後任の方にとっての地図になります。新しい動画を公開するたびに、その場で一行足す習慣をつけておくと、あとから集め直す苦労がありません。
引き継ぎと、権利の期限の管理
異動や退職のときは、この一覧表を渡すことが引き継ぎの中心です。引き継ぎの際は、渡す側と受け取る側が一緒に、一覧表の場所から実際に素材を開けるかまで確認しておくと確実です。あわせて、個人のパソコンや個人のアカウントには素材を置かない決まりにしておきます。個人の持ち物に入っていると、本人がいなくなった時点で、会社からは取り出せなくなるおそれがあります。
もう一つ見落としやすいのが、権利の期限です。BGMや出演者の使用期限が切れたまま公開を続けると、思わぬ問題につながることがあります。一覧表の期限の列を見直す日を、期限の数か月前に決めて予定表に入れておくと、切れる前に気づけます。更新や差し替えには、手続きや制作の時間がかかることもあるため、余裕をもって動けるようにしておきたいところです。
失敗例から見えること
次のような失敗は、現場で起こりがちです。
一つ目は、元データが前任者のパソコンにしかなく、退職後に取り出せなかった例です。動画は公開されているのに、直したい一か所のために、同じ内容をほぼ作り直すことになります。
二つ目は、BGMの権利の記録がなく、再編集のときに同じ曲を使ってよいのか分からなかった例です。曲を差し替えるのか、制作会社に問い合わせるのか、判断に時間がかかります。
どちらも、置き場所と一覧表を決め、権利の記録を残していれば防げた手間です。担当が変わる前の、落ち着いているときに整えておくことをおすすめします。
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SHINKUでは、納品のときに素材と編集データを整理してお渡しし、社内で管理する一覧表の形も一緒に用意できます。保管の状況を添えて、お問い合わせからご相談ください。