年度内に動画を納品しないといけないのに、気づけば年明けになっていて慌てた。そんな経験はありませんか。年度末の動画は締め切りを動かしにくい分、普段の案件より焦りやすいものです。一般的な制作スケジュールの組み方は別の記事に譲り、ここでは年度末という時期に特有のことに絞ってお伝えします。映像制作を20年続けているフリーランスディレクターのSHINKUです。
年度末は依頼も確認も重なりやすい時期です
同じように3月の納品を目指す企業が重なり、制作会社への依頼も集まりやすい時期になりがちです。制作会社や撮影スタッフの予定も埋まりやすくなり、希望の日程で動けないことがあります。予算を年度内に使う必要があって、発注が後ろに寄ってしまう方もいるでしょう。さらに、依頼する側の社内でも、決裁者や関係部署が年度末の対応に追われ、確認の返事が普段より遅くなりやすい点は見逃せません。制作側の混雑と社内の混雑が同時に起きるのが、年度末の難しいところです。
納品日から逆算する考え方
まず納品日を決め、そこから最終確認、修正、編集、撮影、企画の順にさかのぼります。各工程にかかる期間は動画の内容や本数によって変わるため、ここで日数は決めつけません。大切なのは、制作会社とのやりとりだけでなく、社内の確認と決裁にかかる時間も工程として入れることです。たとえば、初稿を関係者に回して上長の承認を得るまでに数日かかるなら、その分を最初から予定に書き込みます。納品日そのものも、月末ぎりぎりではなく少し手前に置いておくと安心です。万が一の修正や差し替えが出ても、年度内に収められる余地が残ります。
年度末ならではの注意点
年度末に起こりやすいことを、順に挙げます。どれも特別な事情ではなく、年度末という時期の性質から起こりやすい、ごく普通の落とし穴です。
- 決裁者の確認が遅れやすい。繁忙期は、返事を待つ時間が想定より延びがちです。
- 年末年始の休みで、実質の作業日が減ります。制作会社も出演者も休みに入るため、その間は確認も進みません。
- 2月は日数が短く、同じ作業量でも余裕が小さくなります。3月の納品に向けた最後の調整期間が、思ったより短く感じられます。
- 撮影場所や出演者の予定が取りにくくなります。
- 請求と支払いの時期は、制作会社へ依頼する前に経理と確認してください。扱いは会社ごとに違うため、自社の経理のルールで確認を。
実際によくある失敗は二つあります。一つは、決裁者の確認が年度末の繁忙で遅れ、納品が間に合わなかったケースです。制作は予定どおりだったのに、承認待ちで止まってしまいました。もう一つは、年末年始の休みを計算に入れておらず、修正の時間がなくなったケースです。カレンダー上は余裕があっても、動ける日数は思ったより少なくなります。どちらも、前もって分かっていれば防げる失敗です。
いつ動き始めるのが安心か
目安としては、秋のうちに相談を始めるのが安心です。この段階なら、制作会社の予定にもまだ空きがあり、企画をじっくり検討できます。遅くとも年内には、企画と見積もりを固めておきたいところです。年明けから動き出すと、休み明けの慌ただしさと2月の短さが重なり、一気に余裕がなくなります。企画の段階で社内の合意を取り、確認してほしい人の予定も、年度末の会議や休暇が入る前に早めに押さえておくと、後半の流れがぐっと楽になります。
間に合わないときの選択肢と、急ぎすぎない判断
もし間に合いそうにないときは、早めに制作会社へ伝え、次のような選択肢を一緒に検討してください。直前に相談するより、選べる手が多く残ります。
- 尺を短くして、編集と確認の負担を減らす。
- 本数を減らして、優先度の高いものに絞る。
- 撮影を減らし、手持ちの素材を活用する。
- 年度内は一部だけ納品し、残りは翌年度に分ける。分け方や費用の扱いは、自社の経理のルールで確認し、経理と相談してください。
もう一つ大切なのは、年度内に終わらせること自体を目的にしすぎないことです。急いで作った動画は、納得のいかない仕上がりのまま、結局使われなくなることがあります。動画は納品して終わりではなく、使われて初めて役に立ちます。年度内の納品という期限が、本来の目的である伝えたい相手に届けることより前に出てしまうと、本末転倒になりかねません。年度内に何を終わらせ、何を翌年度に回すかを、目的から考えてみてください。
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SHINKUでは、年度末の納品日から逆算した制作スケジュールを、社内の確認や決裁にかかる時間も含めて組み立てるところからお手伝いできます。企画が固まっていない段階でも構いませんので、納品したい時期と動画の使い道を添えて、お問い合わせからご相談ください。