また急な依頼が来た。気づけば公開日まで時間がなく、予算も残っていない。動画の担当を任されていると、そんな状況が続いているのではないでしょうか。依頼が来るたびに慌てて動画を作り、毎回予算と時間が足りない。これは担当者の段取りが悪いからではなく、動画が必要になる場面を前もって見通せていないことが原因である場合が多いのです。映像制作に20年関わってきた立場から、1年分をまとめて見通す年間制作計画の立て方をお伝えします。
年間計画があると何が楽になるのか
年間計画を作る利点は、大きく4つあります。
- 予算を前もって確保できる。突然の依頼のたびに、社内で予算の相談に回る手間が減ります。
- 撮影をまとめられる。何度も撮影日を押さえるより、段取りも費用の見通しも立てやすくなります。
- 繁忙期を避けられる。社内が忙しい時期に撮影協力を頼む無理を減らせます。
- 担当者が変わっても続く。計画表が残っていれば、そのまま引き継ぎの資料になります。
動画は単発で作るほど、毎回ゼロから考える負担が増えます。1年を見通しておくだけで、その負担がかなり軽くなります。
まず社内の1年の予定を並べる
いきなり動画の企画を考える必要はありません。最初にやるのは、社内の1年の予定を月ごとに書き出すことです。
採用活動の時期、展示会、決算や株主総会、周年行事、新商品や新サービスの発表、入社式。こうした節目には、動画が必要になる場面が含まれています。関係部署に聞いて回ると、広報だけでは把握できていなかった予定が見つかることもあります。この段階では、動画にするかどうかは考えず、事実だけを並べてください。
予定を月ごとに並べると、動画が必要になる時期が特定の月に集中していることや、逆にほとんど予定のない月があることも見えてきます。この偏りが、撮影の時期や制作の順番を決めるときの手がかりになります。
目的ごとに本数と種類を決める
予定が並んだら、それぞれの場面に動画が必要かどうかを考え、優先度で3つに分けます。
- 必ず作るもの：採用説明会や展示会など、期日が動かせず、ないと困るもの。
- できれば作るもの：あれば効果が上がるが、なくても進められるもの。
- 余力があれば作るもの：予算と時間に余裕が出たときに取り組むもの。
この分け方をしておくと、予算が足りなくなったときに何を諦めるかを迷わずに済みます。種類は、会社紹介、採用、商品紹介、社員インタビュー、イベントの記録など、目的に合わせて割り振ります。本数は最初から欲張らず、必ず作るものを確実に実行できる数に抑えるのがおすすめです。
撮影と予算はまとめて考える
計画の効果が最も出るのが、撮影のまとめ方です。たとえば、採用動画と会社紹介動画と社内報の素材は、同じ日に撮影できる場合があります。社員インタビューも、複数の動画に使えるように、まとめて撮っておくと後が楽になります。社員の時間を何度も確保する負担も減りますし、撮影当日の機材や場所の手配も一度で済みます。
予算も、年間でまとめて制作会社に相談すると、段取りを合わせやすくなります。そのとき大切なのは、予算をすべて計画に割り振らないことです。年の途中で追加の依頼が来ることは珍しくありません。そのための余白を残しておけば、急な依頼にも慌てず応じられ、計画そのものを崩さずに済みます。
計画表にまとめて、四半期ごとに見直す
計画表は、次の項目があれば十分です。
- 時期
- 目的
- 動画の種類
- 尺
- 担当
- 予算の目安
- 公開先
表計算ソフト1枚にまとめ、関係者が同じものを見られるようにします。そして3か月ごとに、予定の変更や社内の状況を踏まえて見直します。計画は守るためではなく、変化に合わせて直すために作るものです。
失敗例も2つ挙げておきます。1つ目は、計画を作り込みすぎて実行されないことです。細かすぎる表は更新されなくなり、そのまま放置されます。最初は大まかな計画で構いませんので、まず動かしてみて、見直しの中で精度を上げていくほうが長続きします。2つ目は、予算を前半で使い切り、秋の大事な場面で作れなくなることです。年間の予算を月ごとに均等に使うのではなく、重要な場面に向けて配分を考えておくことが大切です。
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社内の年間予定を見せていただければ、動画の候補を一緒に洗い出し、必ず作るものから優先度を整理するところまでお手伝いできます。予定表を手元に置いて、お問い合わせからご相談ください。