見積もりどおりに進むと思っていたのに、最後の請求で追加費用が出て、社内への説明に困った。そんな経験をお持ちの担当者は、少なくないと思います。上司や経理に「なぜ増えたのか」と聞かれても、すぐに答えられず、制作会社にも聞きづらい。そんな居心地の悪さは、金額そのものよりも、理由がはっきりしないことから生まれがちです。
この記事では、映像制作歴20年のフリーランスディレクターSHINKUの立場から、進行中に追加費用が出やすいところと、その防ぎ方を整理します。見積もりが予算を超えたときの調整や相見積もりは別の記事に任せ、ここでは、見積もりが決まったあとに起きる増額に絞ります。
追加費用は「最初の約束の外」に出たときに起きる
追加費用は、誰かが悪いから起きるものではありません。見積もりは、そのとき共有していた内容を前提に作られています。撮る場面、時間、人数、修正の回数、納品の形。この前提から外れたものが、追加の対象になります。
制作会社が意地悪で請求するわけではなく、発注側が無理を言ったわけでもない。双方が「この範囲でやる」と思っていた線を越えたときに、差が出るだけです。だからこそ、線がどこにあるかを先に見える形にしておくことが、いちばんの対策になります。
追加費用が出やすい10のところ
現場でよく見かけるものを、撮影、編集、納品、その他に分けて挙げます。
撮影では、次の4つです。
- 撮影時間の延長。出演者の到着が遅れた、段取りが変わった、といった理由で予定の時間を超える場合です。
- 撮影場所や日数の増加。別の拠点でも撮りたくなった、一日で終わらず二日目が必要になった、という場合です。
- 天候などによる撮り直しや予備日。屋外の撮影では、予備日の扱いが見積もりに入っているかで変わります。
- 出演者や撮影内容の追加。当日に「この方にも話してほしい」「この場面も撮りたい」と増える場合です。
編集と納品では、次の5つです。
- 修正の回数を超えた直しや、大きな方向転換。
- ナレーションや字幕の言語の追加。
- BGMや映像素材を、有料のものに変える場合。
- 納品する形式や本数の追加。たとえば、縦型版や短い版を後から頼む場合です。
- 急ぎの対応。納期を前倒しする場合です。
そのほかに、交通費、機材の運搬、駐車場などの実費があります。見積もりに含まれているのか、別になるのかは、会社によって違います。
見積もりの段階で確認しておくこと
進行中のトラブルの多くは、見積もりを受け取ったときに確認しておけば防げます。確認したいのは、次の4点です。
- 含まれる範囲と含まれない範囲。撮影の時間、場所、人数、納品の形、実費の扱いを一つずつ見ます。
- 修正の回数。何回までが含まれるのか、どこからが追加になるのかを聞きます。
- 延長したときの扱い。撮影が予定を超えた場合に、どう計算されるのかを確認します。
- キャンセルや延期の扱い。天候や社内の都合で日程が動いたときに、どうなるのかを確認します。
これらは、契約書と見積書の条件を確認したうえで、不明な点は文書で答えをもらっておくと安心です。口頭だけの約束は、あとで「言った、言わない」になりやすいためです。
進行中にできる防ぎ方と、追加が必要になったときの進め方
進行中にできることは、大きく3つあります。
1つめは、変更したくなった時点で、その場で費用がかかるかを確認することです。「これくらいなら大丈夫だろう」と進めてしまうと、請求の段階で初めて分かることになります。確認は一言で済みます。
2つめは、社内の意見を先にまとめておくことです。関係部署の要望を撮影前に集めておけば、当日の追加や、最終確認での大きな方向転換を減らせます。
3つめは、撮影当日の段取りを守ることです。進行表を関係者に共有し、集合時間と撮影の順番を守るだけで、延長のリスクは下がります。
それでも追加が必要になったときは、先に見積もりをもらってから進めます。そのうえで、社内の決裁を取ります。作業を進めてから金額を知ると、承認が後追いになり、説明に苦労します。
よくある失敗例
ひとつめは、撮影当日に、社内の別部署から「この場面も撮ってほしい」と声が上がったケースです。現場でその場の判断で受けたところ、撮影時間が大きく延びて、出演者の予定にも影響が出ました。事前に要望を集めていれば、別日に分ける、優先順位をつけるといった選択ができたはずです。
ふたつめは、最後の確認で上司の意見が入り、構成からやり直しになったケースです。担当者のところでは問題なく進んでいたものの、決裁者が見るのが最終段階だったため、大きな方向転換になりました。途中の段階で決裁者に見てもらう場を一度つくるだけで、避けられることが多いです。
どちらも、担当者の落ち度ではありません。確認の順番と、変更を決めるタイミングの問題です。
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SHINKUでは、最初に見積もりに含まれる範囲と含まれない範囲を一覧にしてお渡しし、撮影や編集の途中で変更が出たら、その場で費用がかかるかどうかをお伝えする進め方を取れます。社内への説明に使える形で整理しますので、ご希望があれば お問い合わせ から、現在の企画や見積もりの状況をお知らせください。