必須の研修を配信で行ったものの、誰が見て誰が見ていないのか分からず、上司から確認を求められて困った。そんな経験はないでしょうか。会場での研修なら出席表で済みましたが、配信になると、見た人の姿が見えにくくなります。これは担当者の落ち度ではなく、配信という形に確認の仕組みが最初から付いていないだけです。映像制作を20年続けてきた立場から、視聴の確かめ方を整理します。
なぜ視聴の確認が必要なのか
確認が必要になるのは、全員が知っていないと困る内容を配信するときです。法令や社内ルールに関わる必須の研修、災害時の連絡方法、制度変更のお知らせなどが当てはまります。見ていない人が一人でもいれば、あとで「聞いていなかった」という事態になりかねません。
また、確認は人を疑うためのものではありません。見逃した人を早めに見つけて、もう一度案内するための作業です。この考え方を最初に担当者と上司でそろえておくと、その後の設計がぶれにくくなります。
確かめ方の4つの種類と、それぞれの限界
確かめ方は、大きく4つに分けられます。
1つ目は、配信サービスや社内システムに残る視聴の記録です。2つ目は、参加の登録や入室の記録です。3つ目は、終了後の簡単なアンケートや確認の問いです。4つ目は、視聴したことを自分で報告してもらう方法です。
どの方法にも限界があります。視聴の記録や入室の記録は、画面を開いているだけで実際には見ていない場合も区別できません。記録の取り方によっては、名前が残らず、誰が見たのかまでは分からないこともあります。アンケートは答えてもらえれば強いのですが、回収に手間がかかります。自己報告は手軽な反面、正確さは本人任せになります。
どんな記録が取れるかは、使う配信サービスや社内のシステムによって違います。そのため、配信の形を決める前に、使う配信サービスや社内のシステムで、どんな記録が取れるかを事前に確認してください。1つに頼らず、記録と問いを組み合わせるのが現実的です。
見たかどうかより、分かったかどうか
本当に知りたいのは、見たかどうかよりも、内容が伝わったかどうかのはずです。そこで、終了後に短い確認の問いを数問だけ用意します。三択や、正しいものを選ぶ形式なら、答える側の負担も小さくなります。
回答のあとには、答えと短い解説を返します。正解か不正解かを知らせるだけでなく、なぜそうなのかが分かると、研修の中身がもう一度頭に入ります。
さらに、多くの人が間違えた問いや、分からなかったという声を集めておきます。そこは説明が足りなかった部分かもしれません。次回の配信で補えば、研修そのものがよくなっていきます。
生で見られない人への対応と、案内の工夫
勤務のシフトや出張で、生で見られない人は必ずいます。アーカイブを残すなら、見られる期限を決めて知らせます。見逃した人には、個別にアーカイブの場所と期限を案内します。
大切なのは、あとで見た人の記録も、生で見た人と同じように残すことです。そうしないと、見たはずの人が未視聴として数えられてしまいます。
案内の工夫としては、まず事前に、期限と見る方法を知らせておきます。見る方法が分からず、そのまま見ない人は意外に多いものです。さらに、期限の少し前に、まだ見ていない人へのお知らせを出します。これだけで、見逃しはかなり減らせます。
記録の扱いと、よくある失敗
社員の視聴記録の扱いには、気をつけたい点があります。どこまで記録し、誰が見られるかは、人事や情報管理の担当と決め、社員にも事前に伝えます。何のための記録かを伝えること、必要以上に細かく取らないこと、評価に使うかどうかをはっきりさせることが基本です。目的の分からない記録は、社員の不安のもとになります。
失敗例も紹介します。ひとつは、名前が残らない形で配信してしまい、終わってから誰が見たのか分からなかったケースです。配信前に、記録の残り方を試しておけば防げます。もうひとつは、確認の問いが難しすぎて、答えること自体が負担になったケースです。確認は、理解を試す試験ではなく、気づきの機会として設計するほうがうまくいきます。
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