3社から見積もりを取ったが、金額の幅が大きすぎて比較できない。動画制作を発注する企業担当者から、こうした相談をよく受けます。1本100万円という会社もあれば30万円という会社もあり、どちらが妥当なのか判断がつかないまま時間だけが過ぎていく。これは担当者の目利き力の問題ではなく、そもそも比較できる形で見積もりを依頼していないことが原因です。ここではコンペを機能させるための実務的な手順を整理します。
金額差が生まれる本当の理由
複数社に見積もりを依頼したのに金額がバラバラなのは、各社が違う前提で見積もっているからです。尺が3分か5分か、撮影日数が1日か2日か、出演者を手配するのか自社で用意するのか、修正回数が1回まで無料か3回まで無料か、納品本数が1本かSNS用の切り出しを含む3本か。これらが会社ごとに違えば、金額差は当然生まれます。安い会社が手を抜いているのではなく、単に前提条件が違う見積もりを並べて「比較」した気になっているだけというケースがほとんどです。まず疑うべきは相手の実力ではなく、自分が出した依頼文の粒度です。
比較可能な依頼文（RFP）の作り方
各社に同じ土俵で見積もってもらうには、依頼文に以下を明記します。目的とターゲット（何のために誰に見せる動画か）、用途と掲載先（展示会用かWeb広告かHP埋め込みか）、希望の尺と納品本数、撮影日数と場所の想定、自社で用意できるもの（出演者・場所・BGM素材の有無）、希望納期、そして概算予算のレンジです。これらが揃って初めて、各社は同じ前提で企画と金額を積み上げられます。逆に「おまかせで見積もりください」という依頼文では、各社が想像で前提を補うため、金額差は必然的に開きます。
予算を伝えるべき理由
予算を隠すと安く見せようとして手抜きの提案が来る、と考える担当者は多いのですが、実際は逆です。予算が分からない制作会社は、外さないよう平均的な提案しか出せません。予算レンジ（例えば50万円から80万円）を提示すれば、その枠の中で最大の効果を出す企画を提案してもらえます。相見積もりは値切り交渉の場ではなく、同じ予算でどこが一番良い提案を出すかを競う場だと捉え直すと、予算開示への抵抗は下がるはずです。
見積書でチェックすべき欄
各社から届いた見積書は、まず内訳が企画構成費・撮影費・編集費・音楽やナレーション費・諸経費に分かれているかを確認します。「制作一式」とだけ書かれた見積書は、何にいくらかかっているか検証できず、追加費用が発生した際の交渉材料も持てません。あわせて、修正回数は何回まで無料か、それを超えた場合の追加費用の単価はいくらか、著作権と二次利用の範囲（納品後にSNSや別媒体でも使えるか、追加費用が必要か）も必ず確認してください。ここが曖昧なまま契約すると、公開直前になって想定外の費用を請求されることがあります。
選定基準は金額だけにしない
最終的な選定では、金額以外に見るべき点が三つあります。過去の実績が自社の業種や用途に近いか（BtoB向けの実績しかない会社にtoC向けの華やかな映像は期待しにくい）、担当者との意思疎通がスムーズか（初回の打ち合わせで意図を汲み取る力は最後まで変わりません）、提示されたスケジュールに現実味があるか（繁忙期に無理な短納期を約束する会社は後半で皺寄せが来ます）。金額が一番安い会社を選んで、追加費用がかさみ結局一番高くついた、条件を揃えずに比較して安さだけで判断を誤った、という失敗は珍しくありません。
コンペを依頼する側にも礼儀が求められます。企画案の無償提出を何社にも大量に求めるのは制作会社の負担が大きく、良い会社ほど参加を避けるようになります。不採用にした企画のアイデアだけを流用するのも避けるべきです。そして結果は採用・不採用にかかわらず必ず連絡してください。この礼儀を守る発注者には、次回も良い提案が集まります。
見積もりの比較で迷ったとき、依頼文の作り方や見積書の見方について不明点があれば、お気軽にお問い合わせください。