移転の準備に追われて、気づいたら新オフィスの写真すら残っていなかった。そんな後悔を口にする総務・広報担当者の方に、私はこれまで何度もお会いしてきました。荷物の搬出入、什器の手配、社員への案内、やることが多すぎて、記録は後回しになりがちです。でも実は、オフィス移転や新拠点の開設ほど発信のネタが詰まったタイミングはありません。せっかくの機会を、記憶に頼るだけで終わらせるのはもったいないと感じています。
移転は発信の宝庫だと考えてください
移転は社内外に伝えたいことが一気に生まれる出来事です。取引先には所在地の変更をお知らせする必要がありますし、採用の場面では新しい職場環境を見せる絶好の材料になります。そして何より、そこで働く社員にとっては節目の記憶そのものです。単なる事務連絡として済ませるのではなく、映像として残しておけば、後から何度でも使い回せる資産になります。
撮っておきたい場面を整理しておきましょう
具体的に押さえておきたい場面は五つあります。旧オフィスの最後の日と、荷物が運び出されて空になった部屋。引っ越し作業そのものの様子。新オフィスが完成した姿。初出社の日に社員が見せる表情。そして開所式やテープカットです。これらは移転という一連の物語の起承転結にあたる部分で、どれか一つでも欠けると、後で振り返ったときに流れが分からなくなってしまいます。
旧オフィスは撮り直しがきかないと心得てください
この中でも特に強調したいのが、旧オフィスの記録です。新オフィスはいつでも撮影できますが、旧オフィスは引き渡しが終われば二度と戻れません。空になった会議室、使い込まれた自分の席、壁に貼られたままの掲示物。何気ない光景ほど、後になって価値が出てきます。移転前に必ず撮っておく、これだけは他のどの場面よりも優先してください。
撮った映像の使い道とオフィスツアーの作り方
撮影した映像は、取引先向けの移転お知らせ動画、採用サイトに載せるオフィスツアー、社内報、将来の周年映像の素材と、幅広く使い回せます。特にオフィスツアー動画は採用で役立ちやすく、入口から実際に歩くルートに沿って順番に見せると、見る人が自分の入社をイメージしやすくなります。空間だけでなく働いている人の姿を入れること、設計のこだわりは担当者や設計者本人の言葉で語ってもらうことも大切です。長回しで歩きながら撮る場合は、手ぶれ補正のある機材を使うと映像がぐっと見やすくなります。
撮影の注意点と段取りを決めておきます
撮影には配慮すべき点もあります。入退室の仕組みが分かる場所やサーバー室、モニターに映る画面や書類は映してはいけません。社員が映り込む場合は事前に同意を取り、ビル管理会社への撮影申請も忘れずに行いましょう。段取りとしては、移転スケジュールを組む最初の段階で撮影日を組み込んでおくことをおすすめします。内装業者から完成引き渡しを受けた直後は、傷や汚れのない一番きれいな状態なので、そのタイミングを逃さないでください。よくある失敗例として、旧オフィスを撮り忘れてしまうケース、オフィスツアーの映像にモニターの社内情報がそのまま映り込んでしまうケースがあります。撮影前のチェックリストで防げることなので、事前の確認をおすすめします。
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移転前後の撮影スケジュールをどう組むか迷う場合は、お問い合わせから時期や拠点数をお知らせください。