リハをやらずに肝を冷やした経験、ありませんか
打ち合わせが押して、資料の直しも終わらなくて、気づけばリハーサルの時間だけがすっぽり消えていた。そんな状態で本番の配信ボタンを押した経験、企業の配信イベント担当者なら一度はあるはずです。画面共有がうまく切り替わらない、登壇者の音声が届いていない、司会が次に誰へ振ればいいのか分からず沈黙が続く。視聴者にはその焦りが画面越しにそのまま伝わります。機材は事前に業者がチェックしているから大丈夫、と思っていても、当日肝を冷やすトラブルの多くは機材の不具合ではなく人の動きのズレから起きています。リハーサルとは機材確認ではなく、人がどう動くかを確認する時間だと捉え直すことが、配信イベントを安定させる一番の近道です。
リハーサルは3種類に分けて考える
まず押さえておきたいのは、リハーサルには目的が異なる3つの段階があるということです。ひとつめは技術チェックです。接続・音声・映像の疎通を機材だけで確認する作業で、登壇者を拘束する必要がないため本番の数日前でも実施できます。ふたつめは抜き稽古です。登壇者ひとりひとりに絞って、入り方と資料共有の操作だけを短時間で確認します。全員を一度に集めなくても、個別に15分程度で済ませられるのが利点です。みっつめが通しリハーサルです。当日と同じ順番、同じ時間配分で、実際に人が動きます。この3つを混同して「機材が動けばリハは終わり」としてしまうと、人の動きに関するズレが本番まで発見されないまま残ってしまいます。それぞれ目的が違うので、削るとしても優先順位をつけて削る必要があります。
通しリハーサルで見るべきポイント
通しリハーサルの価値は、機材チェックでは絶対に見えないものが見える点にあります。具体的には、登壇者の入退場のタイミング、画面共有の切り替えにかかる間、質疑応答での質問の拾い方、そして司会がセクションとセクションをつなぐ言葉です。これらは台本に書いてあっても、実際に声に出して動いてみないと違和感に気づけません。もうひとつ忘れてはならないのが、時間が押したときにどこを削るかを事前に決めておくことです。通しリハーサルで時間がオーバーした場合、本番でも同じだけ押す可能性が高いと考えて、削る候補のパートをあらかじめ登壇者と合意しておきます。本番中に急に「ここを飛ばしてください」と伝えるのは進行担当にとっても登壇者にとっても負担が大きいので、リハーサルの段階で決めておくことが安心につながります。
登壇者に必ず伝えておきたいこと
登壇者向けのリハーサルでは、技術の話だけでなく振る舞いについても丁寧に伝える必要があります。まずカメラ目線です。手元の資料や画面ばかり見ていると視聴者には目が泳いでいるように映るため、要所ではカメラを見る意識を持ってもらいます。次に声量です。普段の会話より一段大きく、はっきり話すよう声かけをします。資料については当日の持ち込みではなく事前提出をお願いし、配信側で事前に画面共有の準備を済ませておくと当日の操作リスクを大きく減らせます。そしてもうひとつ大事なのが、沈黙は怖くないと伝えることです。慣れていない登壇者ほど無言の間を恐れて早口になったり、余計な言葉で埋めようとしたりします。数秒の間は視聴者にとって自然な呼吸であり、焦る必要はないと事前に伝えておくだけで、本番の落ち着き方が変わります。
タイムテーブルには余白を、そして記録を残す
当日のタイムテーブルはぎっしり詰めるのではなく、意図的に余白を組み込んでおくことが大切です。機材の立ち上げには思ったより時間がかかりますし、登壇者が交通事情などで遅刻することもあります。回線が不安定になって再接続が必要になる場面も珍しくありません。こうした事態に備えて、リハーサルの段階で非常時のルールも決めておきます。映像が止まったときに誰が何を話してつなぐか、どの程度の停止で中断を判断するか、そして配信システムとは別の連絡手段をあらかじめ用意しておくことです。配信が固まった状態で配信内チャットに頼っても連絡が届かないため、電話やメッセージアプリなど別経路を必ず準備してください。そして最後に、リハーサルで気づいた点は簡単でよいので記録に残しておきましょう。次回のイベントで同じ確認を一から洗い出す手間が省け、その企業なりのリハーサルの型が育っていきます。実際、当日に初めて画面共有を試して真っ白になった、登壇者がリハーサルに来ずに本番で操作に手間取ったという失敗は、どれもリハーサルの設計次第で防げたはずのものです。
配信イベントのリハーサル設計や運営体制について不安な点があれば、お気軽にお問い合わせください。実際の現場経験をもとに、貴社に合った進行プランをご提案いたします。