導入事例の動画を作りたいけれど、お客様に出演をお願いするのは気が引けて、なかなか言い出せない。そんな迷いを抱えている営業やマーケティングの担当者は、少なくないと思います。日頃お世話になっている相手だからこそ、断られて関係が気まずくなるのではと考えてしまうものです。
その迷いは、相手の立場を想像できているからこそ生まれます。あとは、相手が断りたくなる理由を先に知り、それを小さくする頼み方を用意しておけば、依頼のハードルは下がります。映像制作を20年続けてきた経験から、進め方を整理します。
お客様が出演をためらう4つの理由
まず、相手が何に引っかかるのかを整理しておきます。
1つ目は、社内の承認が必要なことです。担当者本人が前向きでも、上司や広報部門の了解が要ります。2つ目は、顔を出すことへの抵抗です。カメラの前で話した経験がない方は多く、公開されることに不安を覚えます。3つ目は、時間を取られることです。通常業務の合間に撮影の時間を空けるのは負担になります。4つ目は、競合に情報が出る心配です。導入の経緯や数字が同業他社に見えてしまうことを気にされます。
どれが強いかは相手によって違います。頼む前に想像しておくと、説明の順番を組み立てやすくなります。
頼む相手とタイミングを選ぶ
最初に声をかける相手は、関係が良好で、導入の成果が出ている方が向いています。成果が出ていなければ、語る内容に困ってしまいます。
タイミングは、導入から少し時間がたち、効果を自分の言葉で語れる時期が目安です。導入直後は効果が見えにくく、何年もたつと担当者が替わっていることもあります。更新の面談や定例の打ち合わせなど、普段から話している場で切り出すと、唐突な印象になりません。
引き受けてもらいやすい頼み方と、社内承認の通し方
頼み方のコツは5つあります。
- 目的と公開先を先に伝える。自社サイトなのか、展示会なのか、営業資料なのかで、相手の受け止め方は変わります。
- 所要時間と当日の流れを具体的に示す。たとえば、撮影は1時間、インタビューは30分といった形です。
- 質問は事前に送る。その場で考え込む負担が減り、話してほしくない内容の確認にもなります。
- 相手にとっての利点も伝える。自社の取り組みを発信する機会になる、採用や取引先への紹介に使える、といった点です。
- 断ってもよいという雰囲気を残す。「難しければ遠慮なくおっしゃってください」と一言添えるだけで、返事がしやすくなります。
相手の社内承認を通しやすくする工夫も欠かせません。目的、公開先、所要時間、確認の流れを企画書1枚にまとめ、相手の担当者がそのまま社内に回せる形にしておきます。また、広報部門の確認が入る前提で、撮影日から逆算してスケジュールに余裕を持たせてください。
さらに、出演の形を選べるようにするのも有効です。顔出し、声だけ、社名だけ、文字の事例紹介など、段階を用意しておけば、顔出しは難しくても協力できる、という相手に応えられます。最初から重い形を求めず、軽い形から始めてもらうのも一つの方法です。
承諾の取り方と撮影当日の配慮
承諾は口頭で済ませず、書面で残しておきます。公開先、公開期間、編集内容の確認方法を明記し、取り下げを希望するときの連絡先も書いておきます。契約や権利の詳細は、自社の法務で確認を取ってください。
完成前に、相手に内容を確認してもらう段取りも組み込みます。確認の機会があると分かっていれば、相手は安心して撮影に臨めます。
撮影当日は、短時間で終えることが何よりの配慮です。相手の職場で撮る場合は、背景に写り込む書類、画面、他社の資料や他の社員がいないかを、撮影前に一緒に確認します。
公開後のお礼と、よくある失敗
公開したら、お礼とあわせて完成した動画を相手に届けます。相手の会社でも使えるようにすると、喜ばれることが多いです。協力してよかったと思ってもらえれば、次の機会にもつながります。
失敗例も押さえておきましょう。ひとつは、公開直前に相手の広報部門からストップがかかるケースです。確認の時期が遅れたことが原因で、早めに広報へ回していれば防げます。もうひとつは、話してほしくない数字を撮影中に話してしまい、そこをカットせざるを得なくなるケースです。事前に質問を送り、数字の扱いを確認しておけば避けられます。
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お客様に渡す1枚の企画書づくりと、当日の撮影を短時間で終える段取りは、一緒に整えられます。依頼を切り出す前の段階でも構いませんので、お問い合わせから相手との関係や作りたい動画の内容をお聞かせください。